3 maneiras de otimizar sua análise de documentos

A análise de documentos é um processo que ocorre nas empresas desde os tempos antigos. Desde que surgiram os negócios e a necessidade de gerenciamento as pessoas, os profissionais começaram a fazer diversos tipos de análises nos variados formatos de informações.

Ao longo do tempo, essa análise documental mudou muito. O que antes era feito com papéis escritos ou datilografados, passou a utilizar documentos digitais e impressos. A grande diferença é que esses itens trazem informações ainda mais precisas e detalhadas.

Nesse contexto, vem mais um desafio para os gestores: aprender a gerenciar esses documentos com excelência. Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo. A seguir, mostramos como fazer isso de maneira eficiente. Acompanhe!

O que é a análise de documentos e para que serve?

A análise de documentos é uma atividade relacionada à tomada de decisões na empresa. Essa tarefa deve ser feita com base em dados e informações precisas. Quem carrega esses elementos são os diversos tipos de documentos em forma de relatórios, planilhas, demonstrativos, entre outros.

Verificar e acompanhar documentos de forma eficiente gera um grande impacto para a empresa. Isso porque o empresário pode identificar riscos ou oportunidades rapidamente, tomando decisões acertadas de modo imediato.

No entanto, é preciso aprender como fazer isso corretamente. Afinal, a tecnologia evolui muito e surgiram novas soluções que facilitam esse trabalho de análise documental. Por isso, é muito importante otimizar esse processo.

Quais são os desafios da análise de documentos tradicional?

Um dos principais desafios da análise tradicional de documentos é fazer as leituras de forma rápida e eficiente. Quem não conta com uma gestão otimizada, pode ter dificuldade para ter acesso aos relatórios.

Afinal, o profissional precisará reunir diversos documentos diferentes para chegar ao convencimento quanto a uma decisão. Os meios tradicionais dificultam essa análise de diversos cenários. Além disso, outro desafio considerável é a complexidade de montar esses documentos.

Muitos deles, mesmo que utilizem a tecnologia na elaboração, são feitos de maneira manual ou digitada. Sendo assim, geram margem para o cometimento de erros de digitação, que tornam o documento incorreto.

Quais são as 3 formas de otimizar a análise documental na empresa?

Abaixo, mostramos formas simples de otimizar a análise de documentos em sua empresa. Continue lendo!

1. Separe os documentos por segmentação

Inicialmente, é importante fazer a separação dos documentos de forma segmentada. Ou seja, separada por departamento ou grau de importância. Essa definição é fundamental para determinar quais são os setores e as pessoas que terão acesso a cada um dos documentos.

Para entender a importância desse processo, pense na seguinte situação: imagine que a equipe de aprovação de crédito precisa resgatar o documento de um cliente antigo. Se os arquivos não forem segmentados, o colaborador responsável passará pelos documentos de toda a empresa até encontrar o desejado.

Diante disso, ele pode ter acesso a dados sigilosos, como negociação com fornecedores, clientes, dados de colaboradores e assim por diante. Ao trabalhar com essa separação, você facilita o trabalho de cada funcionário que analisa documentos da empresa, além de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso a determinadas informações.

2. Invista no armazenamento de documentos de modo digital

A próxima dica é investir em armazenamento digital. Já existem sistemas que funcionam com servidores na nuvem, dispensando a necessidade de arquivos físicos que ocupam muito espaço.

Um desafio das empresas que adotam os métodos antigos de gestão de documentos envolve os espaços que esses elementos ocupam. Geralmente, os papéis são armazenados em pastas ou caixas. Com o passar do tempo, salas inteiras são ocupadas e a empresa se vê em uma situação complicada.

Isso acontece porque muitos desses documentos não podem ser incinerados. Mas quem conta com a tecnologia no armazenamento desses elementos, não sofre com esse problema. Hoje, o gerenciamento de documentações pode ser feito por meio de sistemas com inteligência artificial. Isso torna a busca e o próprio armazenamento mais simples.

3. Estabeleça uma política de armazenamento de documentos

Por fim, a otimização da análise de documentos depende de uma boa política de armazenamento. Quando se trata de analisar dados ou informações de uma empresa, é preciso ter acesso facilitado aos relatórios e demonstrativos que carregam esses elementos.

Se você tem uma política de armazenamento falha, duas coisas podem acontecer: primeiro, terá dificuldades em acessar determinada informação arquivada. Isso acontece, principalmente, por quem ainda utiliza arquivos físicos, dependendo de buscas em pastas e caixas.

A segunda dificuldade é a própria análise da informação. Afinal, para que a sua decisão com a análise de documentos seja completa é preciso avaliar outros detalhes constantes em documentos diversos.

Por outro lado, com uma boa política de armazenamento o próprio gestor pode acessar os documentos que precisa analisar, sem depender do auxílio de um colaborador. Isso agiliza em muito o processo de tomada de decisão. Além disso, dispensa a necessidade de tirar um funcionário da sua rotina para atender a alguma demanda de informações.

Quais são os benefícios do uso da tecnologia na análise documental?

Sem dúvidas, a tecnologia é uma das principais formas de otimizar a análise de documentos. Ela proporciona benefícios muito interessantes para a organização. Entre eles, podemos destacar:

• aumento da produtividade, tendo em vista que a gestão de dados elimina atividades manuais, reduzindo o tempo dedicado em cada uma delas;
• melhoria na acessibilidade dos documentos, podendo acessá-los em qualquer lugar do mundo que tenha acesso livre à internet;
• melhoria na integração de dados, possibilitando a transmissão de documentos entre os interessados por meio da internet;
• redução de custos, visto que você pode optar por não imprimir alguns documentos e utilizá-los apenas em meio digital.

Por fim, concluímos que a análise de documentos é fundamental para garantir o sucesso das empresas. Fazer as leituras de informações de modo correto é imprescindível para tomar decisões mais precisas e que, efetivamente, vão gerar resultados ao seu negócio.

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