Como implementar compliance na empresa

Como implementar compliance na empresa? A resposta para essa pergunta não é tão simples. 

O compliance é algo bastante recente na história das companhias brasileiras. Quando surgiu, na década de 1990, esse era mais um conceito adotado pelos bancos na tentativa de incentivá-los a estar de acordo com a legislação. Com o tempo e com o aumento de casos de corrupção, o compliance se tornou praticamente uma obrigatoriedade.

Saber como implementá-lo na empresa exige o conhecimento de alguns de seus fundamentos. Neste texto, selecionamos informações sobre como ele funciona e tudo o que você precisa saber sobre. Confira!

O que é compliance?

Na introdução, já demos uma pista do que pode significar o termo compliance. De origem inglesa, é uma palavra relacionada a estar em conformidade com padrões e regulamentações. Esse significado também se estende para o que ele é, na prática.

O compliance empresarial é uma série de ações e processos para assegurar que o negócio esteja de acordo com a legislação de instituições reguladoras — no campo fiscal, jurídico, contábil, financeiro, ambiental, ético e previdenciário.

Por que implantar um programa de compliance?

É claro que estar de acordo com a legislação é a melhor maneira de uma empresa manter sua longevidade e exercer sua função sem nenhum problema. É muito fácil uma companhia estar envolvida em processos ilícitos — propinas, omissões fiscais ou contábeis, e até desvios de dinheiro.

Quando esses escândalos chegam a público, fica muito claro que, se a empresa tivesse algum tipo de programa de fiscalização e até condutas determinadas de acordo com a Lei Anticorrupção, essa situação poderia ser evitada.

Nesse sentido, ter um programa de compliance é justamente uma forma de impedir que a empresa tenha um comportamento corrupto e, mesmo que apareça algum sinal, ela saiba como proceder para corrigir o erro.

Além disso, ter um programa de compliance garante:

• mais credibilidade e confiança por parte de consumidores, fornecedores e investidores;
• qualidade no serviço prestado;
• vantagem competitiva;
• gestão e classificação de riscos;
• prevenção contra multas e sanções de instituições legislativas.

Como implantar um programa de compliance?

O programa de compliance consiste em um trabalho conjunto, que vai desde o alto escalão até o cargo mais baixo da empresa. Todos os colaboradores devem estar envolvidos nesse processo.

Além disso, é importante separar uma equipe responsável por cuidar da implementação dos processos práticos do compliance, como programas de monitoramento e prevenção.

Esse é um trabalho que envolve não apenas quem está dentro da empresa, como as pessoas que trabalham em conjunto — fornecedores, parceiros comerciais e investidores.

Quais são os desafios dessa implementação?

Como qualquer procedimento que envolve mais de uma pessoa, o compliance tem desafios. Nos tópicos a seguir, separamos os principais. Confira!

Desconhecimento

Um comportamento bastante comum é a empresa investir em um departamento de compliance, mas esquecer de cuidar de uma parte bem importante: a divulgação. Não adianta a companhia ter um programa de compliance, mas todos os processos ficarem apenas na teoria.

É fundamental, como parte do programa, que suas diretrizes estejam disponíveis para todos. Os funcionários devem conhecê-las, passar por treinamentos e contar com canais para denunciar possíveis problemas.

Escassez de processo

Outro erro comum é definir medidas de compliance e achar que isso é o suficiente para manter a empresa sem corrupção. Por exemplo: definir regras e procedimentos, mas não ter um sistema de monitoramento ou não colocar nenhum dos processos em prática.

Uma parte fundamental para ter sucesso com o programa de compliance é realmente investir em uma série de normas de conduta e transformá-las em um processo ativo no negócio — algo que faça parte do dia a dia.

Falta de acompanhamento

O monitoramento é uma parte essencial do programa de compliance. A empresa deve ter meios de analisar e acompanhar o comportamento do negócio. Essa é uma maneira de saber se as iniciativas estão dando certo.

Além disso, é importante ter um modelo preditivo para detectar possíveis falhas ou sinais de condutas irregulares, antes que eles se tornem um problema real.

Pouco recursos

Como qualquer processo em uma empresa, é preciso definir o orçamento. No caso do compliance, muitos esquecem que, mais do que definir regras, ainda é preciso investir na equipe e em ferramentas, para que os processos sejam colocados em prática.

Esse é um desafio para muitas micro e pequenas empresas. Muitas vezes, isso acontece porque esses negócios acreditam que precisam de diversos recursos — o que não é verdade. O investimento em compliance é proporcional à demanda da empresa. Logo, grandes negócios precisam de uma equipe maior e mais ferramentas de monitoração, enquanto as pequenas e médias empresas precisam de menos.

Falta de uma equipe

Por fim, um erro bastante comum é deixar a implementação do compliance com o setor de RH, não definindo uma equipe própria. Esse grupo de pessoas é essencial, pois elas serão responsáveis pela fiscalização, pela investigação de possíveis denúncias e pela divulgação de processos.

Esse é um trabalho que exige atenção total por parte dos colaboradores envolvidos. Eles devem conhecer todos os processos do negócio, entender as normas e a legislação, além de estarem disponíveis no dia a dia para sanar as dúvidas dos colaboradores e monitorar as condutas dos profissionais — além de verificar antecedentes criminais. 

É fundamental, portanto, ter uma equipe exclusiva para o compliance.

Qual é a estrutura de um programa de compliance?

Complementando os nossos tópicos sobre como implementar a compliance na sua empresa, resolvemos mostrar com um pouco mais de detalhes as principais partes da estruturação desse processo. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Analisar os riscos

Um dos principais benefícios do programa de compliance é como ele ajuda a empresa a lidar com os riscos. Um de seus objetivos é mitigá-los, evitando que o negócio esteja exposto a uma série de situações que não só causam prejuízos financeiros, mas danificam a imagem e a reputação da empresa no longo prazo.

Uma das partes principais da estruturação do compliance é ter um sistema de análise de risco. É preciso investir em um conjunto de ações que vão desde o mapeamento dos setores — especialmente os que têm relação com os órgãos reguladores — até a identificação e a prevenção dos possíveis riscos.

Capacitar os colaboradores

Algo que pode prejudicar bastante a implementação do compliance é os funcionários não entenderem o processo. Como mostramos em outros tópicos, uma parte importante para o sucesso dessa estratégia é a divulgação das diretrizes para os colaboradores.

Essa iniciativa é essencial porque, com os funcionários capacitados e entendendo quais são as regras de comportamento, as chances de evitar atitudes duvidosas — que podem prejudicar a empresa — são maiores.

Mais do que isso: como é fundamental definir uma equipe para cuidar dessa área do negócio — inclusive, fiscalizando e investigando possíveis denúncias —, a capacitação desses funcionários é mais que necessária para que o compliance funcione.

Definir uma equipe

Em um primeiro momento, é necessário que toda a direção da empresa e a gestão façam parte desse processo. Cada setor deve informar sobre seu funcionamento, como as tarefas são executadas e outros processos rotineiros. Esse começo ajuda a identificar os riscos e como cada setor tem influência nisso.

Depois, inicia-se o processo de escolher os membros da equipe de compliance. Dependendo do tamanho da empresa, ela pode contratar alguém de fora para fazer esse trabalho ou definir alguns funcionários. Outra maneira de montar a equipe é contar tanto com profissionais de fora quanto com colaboradores internos. 

A escolha depende do que a empresa necessita e dos recursos — para investir em capacitação, ferramentas e em uma consultoria especializada.

Determinar os padrões e as políticas

Aqui, começa o passo mais prático da estruturação da compliance. Nesse processo, são determinadas as diretrizes e as normas internas que devem ser seguidas por todos na empresa.

Geralmente, é nessa fase que se cria o código de ética e outras políticas para lidar com as relações externas com investidores e fornecedores, além das diretrizes anticorrupção. O que for determinado nesse documento deve ter uma relação direta com os valores do negócio.

Além disso, registra as decisões a respeito da conduta tanto da empresa, de uma maneira geral, quanto dos seus funcionários, funcionando como um manual de boas práticas. É muito importante que, após a elaboração do documento, ele seja divulgado a todos — inclusive aos clientes, no site da empresa, para que eles saibam que a companhia preza por condutas éticas.

Realizar o monitoramento

Como já foi apontado no tópico sobre os principais erros, o monitoramento é uma parte fundamental da aplicação do compliance. Ele é uma das formas de avaliar se as práticas e as normas são efetivas, funcionando como um termômetro para a empresa.

Além disso, é uma ferramenta de prevenção ao risco, já que ajuda a detectar possíveis irregularidades antes que elas se tornem mais graves. Nesse sentido, o monitoramento deve ser feito periodicamente, com auditorias e avaliações.

Ter um setor de fiscalização

Mais do que separar uma equipe para cuidar dessa área, é importante oficializar esse trabalho. Desenvolver um setor de fiscalização é a melhor maneira de fazer isso, além de ser uma boa forma de fiscalizar as normas e práticas, tornando-se um espaço seguro para receber denúncias e apurar irregularidades.

O interessante é que, além da equipe, a empresa conte com alguém de fora — um profissional especializado em compliance, que possa auxiliar os colaboradores nas investigações e no que se pode fazer para prevenir as possíveis condutas corruptas.

Criar um canal de denúncias

A empresa deve ter canais para que os funcionários possam fazer denúncias. Esses espaços precisam garantir o sigilo total desses colaboradores e ter disponibilidade 24 horas. 

O ideal é oferecer várias opções, um número de telefone e um endereço de e-mail, por exemplo. Essa é uma medida que, em conjunto com o monitoramento, funciona como uma prevenção contra comportamentos ilícitos, auxiliando no começo de uma investigação.

Fazer treinamentos periódicos

Como parte da implementação do compliance, os treinamentos são uma maneira de fixar as normas e condutas da companhia. Sendo assim, é importante que a empresa tenha um programa de treinamento fornecido a todos os funcionários. Esse programa deve atualizá-los sobre as diretrizes quanto ao compliance.

Além disso, é fundamental que eles sejam periódicos. Quando a empresa contrata novos funcionários, ela pode garantir que eles estarão de acordo com as regras e práticas do negócio.

Implementar Due Diligence

Apesar de o compliance ser algo separado da Due Diligence, as duas ferramentas se complementam para garantir que a empresa esteja em dia com suas normas. A primeira, como vimos, está ligada às condutas internas, enquanto a segunda tem uma relação com os aspectos externos do negócio, ou seja, com os fornecedores, representantes, distribuidores, investidores etc. 

A Due Diligence é fundamental para manter a empresa protegida em todos os aspectos, especialmente, para evitar que ela se envolva com parceiros problemáticos. Essa é uma situação que, de qualquer forma, acaba influenciando nas condutas internas, por isso, compliance e Due Diligence devem ser implementados em conjunto.

Quanto custa implantar um programa de compliance?

O compliance não é uma iniciativa única: ele é o conjunto de várias etapas, que vão desde a análise da empresa e da identificação dos riscos até a criação de uma equipe, de canais de comunicação e, em alguns casos, da contratação de uma consultoria.

Essas etapas têm um custo que deve ser visto como um investimento, já que o gasto para lidar com fraudes e situações irregulares é muito maior. Em comparação, o valor de implementação pode ser até 10% do orçamento.

Ao longo deste texto, você pôde entender como implementar compliance na empresa e perceber que esse é um processo de várias etapas, que exige não só tempo para analisar a empresa, como para separar uma equipe e utilizar as ferramentas certas. 

Nesse último caso, encontrar uma plataforma que seja capaz de verificar os antecedentes de outras empresas é fundamental para manter a segurança. A ClearSale desenvolveu a ferramenta Business Trust, uma maneira de verificar o CNPJ com todo o potencial que só a tecnologia poderia oferecer. 

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