Matriz de risco: por que adotar? Como funciona? O que é?

À medida que a empresa conhece suas fraquezas e deficiências, ela tem um norte de como contorná-las. Dito isso, a matriz de risco é uma ferramenta que compõe o plano de gestão de riscos, sendo fundamental sua elaboração. Isso porque ela propicia uma representação visual fácil de tudo aquilo que pode prejudicar o negócio, em curto, médio ou longo prazo.

Por mais que uma empresa aparente estar bem e sem grandes problemas operacionais, sinistros, incidentes e quedas nas vendas, por exemplo, algo pode ocorrer a qualquer momento. A ideia é se preparar para tais cenários, sabendo exatamente as medidas e decisões que devem ser tomadas.

Para entender melhor sobre o que é, como funciona, benefícios e como fazer uma matriz de risco, continue a leitura até o final!

O que é matriz de risco?

A matriz de risco é uma representação visual, contendo todas as ameaças e oportunidades de uma empresa. Nela, são especificados os percentuais de algo acontecer, bem como os impactos que isso causará ao negócio. Não importa o tamanho ou o nicho de atuação — a matriz de risco está diretamente relacionada à manutenção operacional e a competitividade de um empreendimento.

Em um e-commerce, por exemplo, quais riscos que podem trazer dores de cabeça aos donos e gestores? De fato, a lista é bastante extensa, mas para facilitar o entendimento, alguns dos principais deles são:

• Como uma eventual queda dos servidores vai fazer a loja virtual perder vendas?
• Se o site for vítima de um ataque cibernético, o negócio terá condições de mitigar os danos e recuperar os dados que podem se perder?
• Se o e-commerce descumprir algum artigo da LGPD, ela correrá o risco de pagar multa ou ficar mal vista perante os clientes e o mercado?

Por que fazer uma matriz de risco?

Todo negócio precisa de muito mais do que capital de giro e bons profissionais para prosperar. Muito do sucesso de um negócio vem de se antecipar aos riscos e oportunidades que podem surgir lá na frente. É como em um jogo de xadrez: movimentar as peças não basta, é preciso planejar com antecedência cada jogada e supor a do adversário — no caso, um concorrente.

Infelizmente, várias empresas deixam de existir justamente por não saberem essa diferença entre movimentar as peças e planejar as jogadas. Trazendo para a realidade do varejo, um dos riscos que mais rodeiam o segmento é a queda nas vendas, principalmente em períodos sazonais, como o Dia das Mães, o Dia dos Namorados e o Natal.

Voltando a citar a LGPD, sem dúvida, essa legislação acendeu um alerta para as empresas, sobretudo as que operam na internet. Nesse sentido, a elaboração da matriz de risco ajuda a identificar tudo aquilo que pode causar alguma inconformidade, sendo, portanto, um instrumento indispensável no compliance do negócio.

Em outras palavras, a matriz de risco também contribui para a empresa estar sempre em conformidade com todas as legislações vigentes. A ideia é muito mais do que parecer uma empresa ética e idônea — ela deve ser, de fato, ética e idônea.

Além da LGPD e compliance, a matriz de risco contribui também na questão da qualidade. Na prática, os processos operacionais devem ser fluidos, ágeis e suficientes o bastante para isso impactar a ponta da operação, que são os clientes.

Ao fazer a matriz de risco, a empresa terá os meios mais efetivos de lidar com a situação adversa ou até mesmo evitá-la. Além disso, a ferramenta provê um modo visual simples e intuitivo de identificar as fraquezas e oportunidades do negócio.

Quais são os seus benefícios para o negócio?

A matriz de risco ajuda a mostrar as ameaças que dificilmente seriam identificadas no dia a dia da empresa. Isso porque o grande volume de tarefas a fazer, muitas vezes, não permite aos colaboradores e gestores pararem para realizar uma avaliação mais criteriosa.

Dito isso, conheça as principais vantagens de elaborar a matriz de riscos!

Visualização de riscos

Os riscos existentes em uma empresa diferem a probabilidade de acontecerem do impacto para o negócio. De posse dessa informação, é possível trabalhar de modo a evitar esse risco ou atenuá-lo quando acontecer.

A título de exemplo, vamos falar um pouco sobre segurança cibernética aplicada ao e-commerce. Toda loja virtual precisa armazenar os dados de seus clientes de modo seguro, visando evitar vazamentos e inconformidades com a LGPD.

A TI desse negócio vai mostrar aos gestores quais os riscos de um ataque acontecer, baseada nos recursos de proteção de dados que o e-commerce dispõe atualmente. Dependendo do grau desse risco, pode-se contratar alguma solução de segurança com mais rapidez ou não.

Ao visar a quebra de objeções por parte dos gestores em fazer esse tipo de investimento, a matriz de risco pode mostrar também a relação entre não ter boas ferramentas de proteção e o impacto financeiro em caso de ataque.

Estratégia

Reforçando o que falamos, empreender é um jogo de xadrez. Nenhuma empresa consegue ficar no mercado com posturas estritamente reativas, sendo crucial pensar com cuidado nos seus próximos passos. Nesse sentido, a matriz de risco provê insumos valiosos para a elaboração de estratégias que podem englobar diversas áreas, tanto isoladamente quanto considerando o todo.

Em outras palavras, esse mapeamento de riscos ajuda a aprimorar cada setor individualmente e a atuação conjunta deles no negócio. O setor de vendas de um e-commerce, por exemplo, pode aprimorar os seus processos e aumentar a base de clientes, por meio de uma comunicação e compartilhamento de dados mais eficiente com o setor de estoque.

Melhor tomada de decisões

Um gestor de qualquer negócio precisa ter bons dados, que sirvam de apoio às suas decisões e estas causem um impacto positivo ao negócio. A matriz de risco funciona justamente dessa forma, provendo um meio visual fácil de mostrar as ameaças, impactos e oportunidades da empresa.

A matriz de risco ajuda não somente na tomada de decisões, mas na rapidez com que elas são tomadas. Estamos em uma era de muita conectividade e competitividade entre as empresas, e estas usam dados o tempo todo para aprimorar seus processos e melhorar a experiência dos clientes.

Não basta, portanto, tomar decisões certas no tempo errado, o ideal é sempre dispor de informações precisas e atualizadas constantemente.

Segurança

A segurança que a matriz de riscos propicia vai muito além dos dados. O mercado, os hábitos de consumo dos clientes e os concorrentes podem mudar ao longo do tempo, exigindo um mapeamento constante do que pode colocar em xeque a competitividade do negócio.

Uma crise econômica, por exemplo, nunca deve ser descartada. Se acontecer, a empresa terá caixa suficiente para continuar operando e pagar os salários dos colaboradores?

E se um grande ataque cibernético afeta todos os sites de e-commerce hospedados na rede, será que a empresa terá feito as cópias de segurança de todos os dados? A segurança no contexto empresarial é se preparar sempre para o pior, seja hoje, daqui a seis meses ou dez anos.

Redução de custos

Quando o gestor avalia os processos e atividades na empresa, não é raro encontrar pontos de ineficiência e gastos adicionais. Com a matriz de riscos, é possível ter mais clareza quanto àquilo que pode ser simplificado ou até eliminado, visando a redução de custos.

Maior produtividade

Sobre processos, o gestor pode identificar quais atividades podem ser automatizadas. Dessa forma, o colaborador fica menos propenso a erros e retrabalhos, podendo usar melhor na empresa as suas habilidades estratégicas e criativas.

No contexto do e-commerce, um exemplo interessante de explanar é com relação ao atendimento. Se a equipe é composta de cinco pessoas e elas não dão conta de toda a demanda, a consequência é o risco não só de perda de vendas, como de fidelização daqueles consumidores que já compraram em ocasiões passadas.

O cliente da atualidade não preza apenas pela qualidade e preço acessível do produto. A comunicação personalizada e o bom atendimento não são mais diferenciais, e sim obrigações das empresas, em especial as que operam pela internet.

Uma vez identificada na matriz de riscos essa deficiência no atendimento, o gestor tem duas opções: aumentar o tamanho da equipe ou usar uma solução eficiente de chat.

Quais são os componentes de uma matriz de risco?

Em uma matriz de riscos básica, existem dois componentes a serem avaliados: a probabilidade e o impacto. O primeiro mostra o percentual de um risco se tornar real no futuro, e o segundo apresenta as consequências que a empresa sofrerá.

Às vezes, um acontecimento com probabilidade baixa tem um nível de impacto negativo elevado. Por outro lado, algo que tem muita chance de acontecer não causa tantos danos ao negócio. Para simplificar a representação da probabilidade e impacto, usam-se cores. Em geral, o verde denota riscos baixos e médios, enquanto o vermelho significa alertas de alta ou altíssima probabilidade de algo muito ruim acontecer.

Como fazer a matriz de risco?

Para empresas que se relacionam diariamente com várias pessoas físicas e jurídicas diferentes, é crucial atentar para a possibilidade de fraudes. Infelizmente, existem diversos artifícios relacionados com roubo de identidade, o que exige o devido preparo por parte das empresas, principalmente no ambiente online.

Na prática, ao acessar os dados ligados a um CPF ou CNPJ, deve-se ter uma noção se esse futuro relacionamento será nocivo ou não. Sem a verificação desse risco, a companhia fica suscetível a se envolver, por exemplo, com empresas que têm protestos em cartório ou débitos tributários.

Vamos apresentar agora 4 etapas fundamentais na criação da matriz de risco. São elas: áreas onde a matriz será aplicada, definição dos níveis de probabilidade e impacto, pontuação e análise. Explicaremos cada uma nas subseções seguintes!

1. Áreas onde a matriz será aplicada

Se a empresa for um varejo virtual, quais áreas podem precisar de uma matriz de risco? Algumas opções nesse sentido podem ser:

• departamento de vendas;
• estoque;
• atendimento ao cliente;
• TI;
• logística.

Por meio da experiência, percepção do que acontece na empresa e sugestão dos colaboradores, os gestores conseguem saber onde deve ser aplicada a matriz de riscos.

2. Definição dos níveis de probabilidade e impacto

Uma matriz básica deve classificar os riscos potenciais em baixo, médio e alto. Com o passar do tempo, pode-se notar a necessidade de inserir outras classificações, sendo que uma das formas de definir os percentuais é a seguinte:

• probabilidade baixa: entre 0% e 15%;
• probabilidade média: entre 15% e 60%;
• probabilidade alta: acima de 60%.

Inicialmente, impactos podem seguir a mesma classificação dada aos riscos. Quando eles são altos, normalmente, os custos envolvidos são elevados, causando problemas como a lentidão operacional ou até interrupção, no caso de um site de e-commerce.

Quando eles são médios, os custos tendem a ser um pouco menores, causando uma lentidão ou interrupção na operação por um tempo menor. Por fim, os impactos baixos têm custos ainda menores, e os problemas que ocorrem são solucionados rapidamente.

No entanto, eles não devem ser ignorados, visto que, se a probabilidade de um impacto baixo for alta, isso pode prejudicar a experiência do consumidor e gerar quedas de receita em médio e longo prazos.

3. Pontuação

A pontuação é oriunda do cálculo das médias envolvendo probabilidade e impacto. É nessa parte que as cores são usadas, de modo a facilitar a representação visual dos riscos potenciais do negócio. Caso a matriz tenha um nível maior de detalhamento, pode-se usar ainda a distinção de fonte e tamanho das letras.

A pontuação é uma etapa crucial, pois mostra aos gestores o que deve ser priorizado por eles em termos de mitigação de riscos. Dessa forma, os impactos mais elevados podem ser vistos primeiro, principalmente se a probabilidade de eles ocorrerem for média ou elevada.

Da mesma forma, dependendo do que a matriz informa, o gestor pode também priorizar um impacto não muito elevado, mas com probabilidade alta de acontecer.

4. Análise

A etapa de análise pode ser tanto qualitativa quanto quantitativa. A ideia é fazer uma avaliação contínua e cíclica da matriz de riscos, pois as probabilidades e impactos são propensos a mudar ao longo do tempo. E a pontuação deve também ser revista com certa periodicidade.

A matriz de risco é uma ferramenta que mostra as fraquezas de uma empresa, quantificando-as em termos de impacto ao negócio. Faz parte de algo maior, chamado de plano de gestão de riscos, que ajuda gestores a tomarem melhores decisões e se anteciparem a cenários que podem prejudicar o negócio no médio e longo prazo.

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