Certificado Digital: o que é e para que serve

Se você quer saber para que serve um certificado digital, saiba que este é um documento com validade jurídica, assegurando a segurança e confidencialidade dos dados. Com o passar do tempo, a tendência é essa solução se popularizar ainda mais no ambiente empresarial, devido às suas facilidades.

Como é possível garantir essa segurança jurídica e de dados com o certificado digital? Quais os tipos desse documento e como obtê-lo? Por que minha empresa deveria ter um e em que aspectos isso é benéfico? Continue a leitura do nosso artigo até o final e entenda melhor para que serve um certificado digital e suas vantagens.

O que é certificado digital?

Basicamente, o certificado digital é o documento digital que substitui uma assinatura feita a punho, seja por uma pessoa física ou jurídica. Dessa forma, o envio de documentos pode ser feito pela internet, evitando custos extras como, por exemplo referente ao deslocamento de funcionários.

Para que serve?

Além de permitir a assinatura de documentos, o certificado digital provê o acesso a certos sistemas eletrônicos, como o da Receita Federal e juntas comerciais. Vale destacar que a digitalização de vários processos requer o uso de mecanismo de segurança, principalmente porque as operações no ambiente online demandam elevado nível de cuidado.

Na prática, é algo que representa o aumento na confiabilidade das pessoas em fazer algum procedimento na internet, que antes era feito apenas presencialmente. Nesse sentido, o certificado digital contribui com o aumento da comodidade por parte dos consumidores, gastando menos tempo e dinheiro.

Quais são os tipos de certificação digital?

Existem dois tipos de certificado digital: o A1 e o A3. O primeiro tem um processo de instalação único direto na máquina do usuário, possuindo uma extensão .P12 ou .PFX. Ele é bastante seguro, considerando que a inserção da senha de acesso ocorre uma única vez.

Uma característica importante do certificado A1 é que ele se aplica independentemente do número de filiais de uma empresa. Permite também, por exemplo, a emissão de notas fiscais não só em computadores diversos, mas também em aparelhos móveis como tablets e celulares. Um ponto que pode ser considerado desvantajoso é a validade do certificado A1, que é de apenas um ano.

Já o certificado do tipo A3 se difere do A1 por ser disponibilizado em dispositivos físicos como o token USB. Tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem usá-lo, sendo preciso instalar na máquina do usuário um software específico de certificado digital. Uma vez inserido o token no computador, será preciso digitar o PIN, ou Personal Identification Number, para validar o acesso.

Quais são as diretrizes e vantagens?

Existem vários motivos para uma empresa adotar o certificado digital. Nos subtópicos a seguir, apresentamos os principais.

Segurança jurídica

Ainda que o certificado digital dispense o registro em cartório, ele possui uma validade jurídica equivalente. Além da segurança, eliminam-se burocracias inerentes ao processo de registrar documentos empresariais em um cartório.

Redução de custos

Talvez este seja um dos principais motivos para a empresa adotar o certificado digital. Além da redução do tempo, o negócio também corta alguns custos relacionados, por exemplo, a:

• impressão;
• armazenamento de papel;
• transporte;
• recursos humanos.

Mobilidade

O certificado digital permite que documentos sejam assinados e autenticados de qualquer lugar. Antes, havia uma limitação muito grande nesse sentido, visto que esse procedimento só podia ser feito em escritórios e cartórios.

Para entender o impacto da mobilidade hoje, imagine que um empresário brasileiro queira fazer uma negociação com um empreendedor da Coreia do Sul. O negócio pode ser fechado quando ambas as partes acessam a ferramenta de certificação digital, seja por um computador ou por um aparelho móvel.

Agilidade

Além da redução de custos, é fundamental para uma empresa realizar tarefas burocráticas de modo simplificado e ágil. O certificado digital oferece essa possibilidade, fazendo os colaboradores terem um tempo maior para se dedicar às atividades de caráter mais estratégico do negócio.

Na prática, isso ajuda o profissional a trabalhar de modo otimizado, gerando mais valor no setor onde atua. No RH, imagine o quão trabalhoso é gerar os contratos de trabalho de novos colaboradores ou estagiários.

Com o certificado digital, o responsável do departamento economiza um tempo valioso, que pode ser aproveitado em estratégias mais efetivas de atração e retenção de talentos, por exemplo.

Como funciona o certificado digital?

A base para o funcionamento do certificado digital está nos conceitos de chave privada e chave pública. A primeira é usada na criptografia de dados, visando atribuir a certificação a uma única pessoa idônea. Ela é do conhecimento apenas de quem tem a autorização de uso do certificado gerado por alguém.

Já a chave pública é usada na decodificação dos dados criptografados do certificado digital. Logo, ela é usada com a chave privada. Quando a empresa deseja ter uma certificação, ela deve fazer a solicitação junto ao ITI, ou Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Na prática, isso garante que as chaves públicas sejam usadas para saber a veracidade do documento, enquanto as chaves privadas restringem o acesso ao conteúdo propriamente dito do documento. Dessa forma, é possível evitar fraudes de identidade e reduzir bastante o risco de a empresa infringir algum artigo da legislação nacional de proteção de dados, a LGPD.

Onde os certificados digitais podem ser usados?

Pessoas físicas e jurídicas podem usar certificados digitais em diversos lugares. Alguns dos principais são:

• emissão de nota fiscal eletrônica;
• autenticação em sites de comércio eletrônico;
• acesso a sistemas governamentais por pessoas físicas, como o da Receita Federal e o e-Social.

Quem precisa de certificado digital?

Se a empresa precisa fazer algum procedimento junto a órgãos governamentais, o uso de certificado digital é praticamente indispensável. Empresas do regime de Lucro Presumido ou Lucro Real também precisam dessa tecnologia, dado o volume maior de operações. Em alguns casos, a utilização é recomendada, mas não obrigatória, como para os profissionais liberais.

Entendeu para que serve o certificado digital? Vimos que essa tecnologia confere validade jurídica ao documento, sem a necessidade de reconhecê-lo em cartório. É uma solução bastante segura e que tende a se popularizar, principalmente no ambiente online.

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