Ferramentas OCR: entenda o que são e como aplicá-las

Neste momento de transição para a transformação digital, muitas empresas ainda têm que lidar com uma rotina híbrida de utilização de dados, entre documentos físicos em papel e registros virtuais armazenados em sua infraestrutura de TI.

O setor bancário é um dos que lida ainda mais com esse desafio. Tendo que utilizar uma série de documentos no relacionamento com o cliente, é preciso investir em tecnologias específicas para fazer essa ponte do físico para o digital. É nesse momento que o OCR faz toda a diferença.

Mas, afinal, o que é exatamente essa tecnologia? O que ela traz para a rotina de instituições financeiras e bancárias e como aplicar seu uso de maneira eficiente? Neste guia completo, responderemos todas as principais perguntas sobre o tema. Boa leitura!

O que são ferramentas OCR?

Desde que a informática começou a se popularizar dentro das empresas — muito antes da internet, cloud computing e outras tecnologias mais avançadas —, já havia uma procura por formas de transformar documentos impressos em arquivos digitais sem a necessidade de copiar esses dados manualmente.

A prova disso é o quão antiga é a primeira tecnologia nesse sentido: ainda na década de 1950, a IBM desenvolveu o primeiro software comercial de digitalização automática de texto. A empresa deu a ele o nome Optical Character Recognition, ou OCR, nome pelo qual a solução é conhecida até hoje.

Traduzindo a sigla, podemos dizer que OCR é uma tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres. Sua função é analisar uma imagem digital com texto corrido (como a foto de um documento) e interpretá-la de forma a converter algo escrito em um formato físico para uma versão digital e editável por softwares.

Como funciona?

Existem diversas formas que uma ferramenta como essa pode utilizar para capturar informações de um registro físico. Os modelos mais tradicionais e simples utilizam o reconhecimento de padrões binários.

Considerando espaços em branco como 0 e espaços com tinta preta como 1, o software reconstrói digitalmente a imagem sem que ela exista de fato no ambiente virtual — apenas suas características. Assim, ele monta um mapa de reconhecimento.

Por meio desse mapa, a ferramenta passa então a comparar as formas com seu banco de dados de caracteres e escreve letra por letra, símbolo por símbolo, assim que tem uma combinação positiva.

Esse que descrevemos é o processo original de OCR, que ainda é muito utilizado mesmo com algumas limitações. Por exemplo, ele só é eficiente em documentos com uma boa resolução, impressão de qualidade e preto e branco.

Porém, esse é um desafio que vem sendo superado com a evolução da tecnologia. Com novos softwares que utilizam conexão com a cloud e a Inteligência Artificial, o reconhecimento de caracteres passa também por aprendizado da máquina, o conhecido Machine Learning.

É um modelo de reforços positivos e negativos que faz o software ficar cada vez mais eficiente em reconhecer textos e automatizar sua digitalização, mesmo em condições piores de qualidade e até diferenciando palavras em impressões coloridas. Atualmente, é uma tecnologia confiável, eficiente e cada vez mais precisa.

Quais são as vantagens que o OCR proporciona para a empresa?

Nos últimos anos, tem sido muito comum ver esse tipo de solução sendo aplicada no mundo empresarial, principalmente nesse momento de transição.

A tendência clara para o futuro é que o uso de documentos impressos seja praticamente abandonado, com apenas situações muito específicas necessitando desse tipo de registro em papel. Mas, enquanto isso ainda não acontece, setores que lidam com a necessidade de trocas de informações sensíveis com seus clientes buscam a tecnologia para digitalizar o negócio.

Mas que tipo de benefício prático se espera do uso do OCR? Para que você entenda melhor essa relação entre tecnologia e transformação digital, veja algumas vantagens da ferramenta.

Digitalização rápida de documentos

A principal vantagem do OCR é tirar dos colaboradores a necessidade de digitar a mão os documentos impressos para que se tornem arquivos digitais. Nesse caso, a automação representa uma grande economia de tempo.

Com o fim dessa necessidade, esses profissionais podem se preocupar com funções mais estratégicas e até na eficiência de atendimento ao cliente.

Agilidade produtiva

Além da velocidade de armazenamento de dados que a automação do OCR traz, existem vários outros pontos interessantes de agilidade produtiva quando a tecnologia é implementada.

A principal delas é a garantia de que todo registro relevante de informações é armazenado digitalmente no sistema da empresa. Ou seja, sempre que um colaborador necessitar de um dado específico ou a cópia de um desses documentos, ele estará prontamente disponível.

Para áreas que utilizam muito dados como fonte da própria produtividade — como é o caso do setor bancário —, essa possibilidade pode encurtar processos, simplificar etapas e acelerar consideravelmente o trabalho.

Confiabilidade de dados

Desde que o OCR foi inventado, o foco de seu desenvolvimento sempre esteve na precisão com que os caracteres são identificados e registrados no documento digital. E essa confiabilidade apenas aumentou desde então.

Com a implementação de uma boa ferramenta e com processos bem-definidos, é possível garantir com alto grau de segurança, que a transcrição foi feita com exatidão.

Segurança

Falando em processos de segurança, é importante notar que um dos motivadores da transformação digital é a possibilidade de organizar, estruturar e proteger os dados da empresa e de seus clientes.

O OCR facilita essa busca incentivando a total digitalização da informação, levando-a até ambientes virtuais seguros e criando redundância de registros.

Colaboração entre departamentos

Quando se lida com documentos físicos, existe uma limitação clara no uso desses dados. Muitas vezes, o departamento que precisa de um desses registros está fisicamente longe dos arquivos que o mantêm.

Ao digitalizar todas essas informações, dados cruzam entre setores da empresa com muito mais facilidade. Com um sistema robusto de gestão, é possível aproximar esses colaboradores de maneira mais eficiente e significativa para os resultados do negócio.

Organização física de espaço

Continuando no mesmo gancho, arquivos para documentos físicos sempre ocuparam muito espaço dentro de escritórios. E, por serem usados de diversas formas, ficam espalhados por salas e estações de trabalho.

Com o OCR trazendo todos esses dados para o ambiente digital, a empresa pode centralizar e organizar esses arquivos físicos, já que a utilização deles será feita apenas em casos muito específicos. Para a produtividade geral, será muito mais cômodo acessá-los virtualmente.

Transformação digital

A transformação digital é uma das chaves do mercado do futuro. Quem não conseguir usar a tecnologia para dar inteligência e eficiência à operação pode se ver sem o dinamismo necessário para competir neste novo cenário.

O OCR é a ferramenta mais importante para quem trabalha nesses pontos de transição — recebendo e gerando documentos físicos, mas utilizando-os de maneira digital. É um software fundamental para garantir essa competitividade no futuro.

Quais são as principais ferramentas OCR?

Atualmente, existem diversas alternativas de OCR no mercado para implementação em empresas. A escolha da ideal sempre depende de objetivos de negócio, escopo de digitalização, e integração com sistemas já consolidados na rotina. Podemos separar essas opções em duas abordagens diferentes.

Ferramentas OCR de software

Desde que a IBM apresentou seu primeiro OCR, vários softwares similares surgiram ao longo do tempo, ganhando confiabilidade, robustez e funcionalidades extras nos últimos anos — com o avanço da própria tecnologia.

Alguns exemplos de opções hoje são softwares avulsos como FreeOCR e GOCR. São programas específicos para essa função e, portanto, se especializam no que fazem. Geralmente, funcionam com a adição de imagens em sua interface e realizam o trabalho automaticamente.

Essas opções, por serem de código aberto, também dão a liberdade para a empresa de implantar e fazer ajustes de acordo com suas necessidades. Por outro lado, exigem configurações extras para integrar a ferramenta ao sistema da empresa.

Ferramentas OCR embarcadas em dispositivos e sistemas

Existem também opções de ferramenta de OCR que se integram com mais facilidade a determinados sistemas e fluxos de produtividade.

Os maiores exemplos são os OCR presentes em suítes como o Google Drive — que, além de digitalizar o texto, o armazena automaticamente na nuvem. Pacotes de empresas como Microsoft e Adobe também oferecem o OCR dentro de suas suítes.

Existem ainda os apps de OCR, que são atrelados a dispositivos com câmera, como os smartphones. A vantagem desse modelo é que você corta a etapa de transferência de imagem. Usando a própria lente do dispositivo, é possível analisar e digitalizar o documento imediatamente.

Por que escolher uma boa ferramenta importa?

Confiabilidade e segurança são duas características fundamentais nessa transição entre documentos físicos e a transformação digital. Por isso, é importante reforçar como uma boa ferramenta vai garantir que seu uso de dados esteja protegido de falhas e comprometimentos.

Inclusive, é importante incluir esse software no seu processo de transformação digital, para que ele também se beneficie de seus investimentos em sistemas de informação, política de uso de dados e tecnologias de antifraude.

Como aplicar o uso de OCR na sua empresa?

Pegando o gancho do último tópico, podemos ir mais a fundo no que significa um processo de implementação de OCR — que vai muito além de simplesmente baixar e instalar a ferramenta.

As vantagens dessa tecnologia são muito mais aparentes quando há uma lógica de utilização por trás dela, que se alinhe às necessidades e aos objetivos do negócio. Veja como, então, realizar estes passos da maneira certa.

Levante a maturidade da digitalização

Muito da implementação de uma ferramenta OCR vai passar pelo que sua empresa precisa dela. Mais especificamente a demanda em volume e os processos utilizados para receber, digitalizar e armazenar essas informações.

Portanto, comece com esse levantamento, identificando os processos relacionados, como são feitos atualmente e os colaboradores responsáveis por receber e catalogar dados vindos de documentos impressos. A partir daí, você terá uma ideia melhor não só da alternativa a ser usada, como a forma como deve ser incluída na rotina produtiva.

Escolha as ferramentas apropriadas

Como dissemos acima, existem diversas opções no mercado e a escolha vai depender bastante da natureza desses procedimentos na sua empresa.

Por exemplo, se a empresa já utiliza a suíte do Google para armazenamento e utilização de dados, é mais do que natural utilizar o OCR do Google Drive. Será uma implementação mais suave e com integração imediata entre sistemas que você já utiliza.

Se você prefere customizar a automação desse processo e torná-lo mais específico em relação ao seu sistema, utilizar um software de código aberto pode ser uma opção interessante.

Busque ajuda especializada

É bom lembrar que essa digitalização é parte de uma busca maior por transformação digital baseada em tecnologia. Com o OCR, você está garantindo a confiabilidade em um processo de reconhecimento de caracteres, mas essa segurança tem que se manter em um nível aceitável durante todas as etapas de armazenamento, conferência, análise e utilização.

Portanto, continue investindo em ajuda especializada que blinde todo o sistema na sua empresa, adicionando sistemas mais confiáveis, ferramentas antifraude e engenharia da informação.

Crie uma metodologia

Ter o software não é suficiente para garantir seu uso eficiente. A peça principal desse quebra-cabeças é a forma como ele é utilizado e integrado dentro da rotina produtiva.

Para isso, é interessante criar uma metodologia com regras claras: quais documentos são digitalizados, como isso é feito, qual é o padrão de tamanhos, fontes e cores, qual é a nomeação e como é feito o armazenamento de arquivos etc. Quanto mais bem-organizado é o processo, mais rápido o texto que passa no OCR se torna um ativo de trabalho no sistema.

Crie uma estrutura de armazenamento

Falando em nomeação, é importante reforçar o quanto a arquitetura da informação ajuda na hora de encontrar e utilizar esses dados. O ideal para uma rotina digital é que seus ativos sejam seguros, mas também disponíveis com agilidade para colaboradores credenciados.

É aí que entra a indexação. Além de garantir a confiabilidade das informações presentes no documento, sua versão virtual deve seguir um padrão de armazenamento e categorização, que facilite o acesso e sua utilização no dia a dia.

Invista em infraestrutura

Um dos efeitos colaterais positivos da utilização do OCR é que a aceleração desse processo aumenta consideravelmente o volume de dados que uma empresa armazena — o que é ótimo pensando em transformação digital.

Mas isso também se torna um desafio logístico. Você precisa acompanhar essa nova realidade investindo em uma infraestrutura suficiente para a quantidade de informação e na velocidade necessária para utilizá-la de maneira eficiente. Sistemas de gestão automatizados, servidores robustos e cloud computing são opções muito utilizadas no mercado.

Invista em segurança da informação

Não é apenas em volume de informação que você ganha ao investir no OCR, mas também no valor desses ativos — tanto para você quanto para criminosos virtuais. É por isso que se torna imprescindível o investimento em segurança quando um negócio busca a transformação digital. 

Esse ganho em proteção de dados é possível com a implantação de ferramentas apropriadas, sistemas robustos de gestão e, principalmente participação de parcerias especializadas no planejamento e na execução de suas soluções digitais.

Treine os colaboradores

Tanto na questão de segurança quanto de eficiência do OCR, é importante notar que seu potencial só é tão grande quanto a capacidade de seus colaboradores. Afinal, serão eles a tirar proveito dessas vantagens dentro de sua produtividade.

Por isso, inclua todos os departamentos nesse processo de transição. Passe a eles de maneira clara a metodologia criada e a capacitação técnica no software escolhido. E também não se esqueça de investir em comunicação constante, principalmente em políticas de uso para garantir um acesso eficiente e seguro a esses dados.

Quais são seus benefícios para o setor bancário?

Agora que já falamos bastante sobre OCR, seus benefícios e como implementar, gostaríamos de terminar este texto apresentando um foco maior no setor bancário — um dos que mais se beneficia dessa tecnologia.

Afinal, é uma área que ainda depende muito de procedimentos e burocracias envolvendo documentos impressos, tanto em sua operação interna quanto no contato com o cliente.

Quando você investe no OCR, consegue manter esses processos necessários, mas também digitalizar completamente as informações que transitam em registros físicos. Veja que tipo de vantagens isso traz para o negócio.

Digitalização da produtividade

Mesmo que a coleta e o armazenamento de documentos impressos ainda se façam necessários no setor bancário, o OCR garante um meio de acesso simplificado para essas informações, que não exijam dos colaboradores perder tempo percorrendo arquivos. Os dados estão sempre a alguns cliques de distância, e essa etapa manual será feita apenas quando realmente necessário.

Automação de processos

Além de dar disponibilidade para os colaboradores humanos, o seu sistema de gestão também se aproveita da digitalização completa desses documentos.

Estamos falando de automatizar a análise de dados. A inclusão de Business Intelligence e Big Data na rotina permite que gerentes, diretores e profissionais C-Level tenham acesso a relatórios mais significativos sobre indicadores de performance e conhecimento mais próximo do público.

É um tipo de gestão baseada em dados que seria impossível algumas décadas atrás, que só existe quando todo o pool de dados da empresa está disponível em meio digital.

Entrada confiável de dados no sistema

Uma boa ferramenta de OCR com uma metodologia bem desenvolvida garante que a transição de dados do meio impresso para o digital seja feita da maneira mais confiável possível.

Quando esse processo é manual, a empresa está sempre sujeita à ocasionalidade natural de falhas humanas e erros de registro. É o tipo de conflito que pode passar desapercebido agora, mas, no futuro, causar algum tipo de problema no relacionamento com seus clientes.

Atendimento mais eficiente

Falando no seu cliente: pode parecer uma relação indireta a princípio, mas o OCR bem implementado é capaz de agilizar o atendimento e dar mais satisfação no contato com o seu público.

Em primeiro lugar, a digitalização completa de dados acelera a busca e a conferência de informações durante transações ou prestação de serviços bancários. Isso diminui filas presencialmente e aumenta a confiabilidade virtualmente.

Além disso, com o OCR, muitas vezes o cliente não precisa ir até o estabelecimento para entregar documentos e registros. Se a posse daquele papel não é compulsória pela lei e por processos internos, ele pode simplesmente enviar uma foto do documento e o seu software fará o procedimento de digitalização. Dados que vão direto do celular dele para o seu sistema.

Aumento da segurança

Já falamos bastante sobre o tema, mas vale a pena ressaltar: a transformação digital vem sendo um desafio de segurança para as empresas, mas também uma oportunidade de implementar as soluções necessários para isso.

Ainda mais com a entrada em vigor da LGPD, negócios estão sujeitos a uma serie de recomendações e parâmetros de proteção que precisam ser seguidos à risca. A digitalização de dados é uma forma de concentrar esses esforços em um único ambiente virtual — simplificando processos de monitoramento e agilizando a identificação de possíveis e atuais ameaças.

Isso é ainda mais relevante no setor bancário quando pensamos que a segurança é vista como um fator de confiabilidade da própria marca. Passar uma imagem eficiente, ágil, prática e segura ajuda a impulsionar sua instituição no mercado.

Uso de dados na tomada de decisões

Finalizando no tema da transformação digital, é importante notar como o setor bancário se tornou muito mais dinâmico nos últimos anos. Com a entrada de fintechs e a digitalização de serviços, a busca por tecnologia é uma garantia de fôlego para competir em um mercado com novas ofertas e demandas o tempo todo.

O OCR ajuda a eliminar o gap entre a necessidade de lidar com documentos físicos e a de ter acesso a esses documentos virtualmente. Quanto mais instantânea for essa transição de dados, mais recursos de informação você tem para analisar indicadores, projetar cenários e criar ou ajustar estratégias que façam sentido para tendências emergentes.

Apesar de ser uma tecnologia relativamente simples e antiga, o OCR está se tornando cada vez mais sofisticado e um apoio fundamental para a transformação digital no setor bancário. Se você ainda precisa lidar com documentos físicos, mas quer uma empresa eficiente, confiável e Data Driven, é o tipo de ferramenta que não pode faltar na sua rotina.

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