KYB: o que é e por que aplicar o Know your Business em seu negócio

Para manter a credibilidade e a solidez no mercado, os negócios devem conhecer não somente quem são os clientes, mas também as empresas com as quais têm um relacionamento.

Um antigo provérbio, muito conhecido, pode ser aplicado ao universo que permeia o relacionamento entre as companhias. Trata-se do popular “Diga-me com quem andas e te direi quem és”. A parceria entre diferentes marcas não consiste apenas em um relacionamento fornecedor-empresa, mas também no que chamamos de “ecossistemas de inovação”.

Por isso, é fundamental ter certeza de que todas aquelas com as quais o seu negócio mantêm um relacionamento seguem regras e boas práticas de conduta.

Nesse sentido, aparecem alguns conceitos, como KYC, KYP e KYB. É importante também entender o que é KYC e o que é KYP, mas, neste artigo, falaremos especificamente sobre KYB. Saiba mais sobre o assunto lendo este post que preparamos especialmente para você!

O que é KYB?

Vamos começar explicando o que é KYB. É a sigla para a expressão inglesa Know Your Business, ou seja, Conheça Seu Negócio. Trata-se de uma estratégia que ajuda você a reconhecer as empresas com as quais já tem ou deseja começar um relacionamento.

É um processo que consolida a segurança e a confiabilidade nas relações de comércio. Por meio do KYB, podemos identificar se as organizações com as quais você mantêm relacionamento são verdadeiras ou de fachada. Também podemos dizer que se trata de uma revisão de due diligence contra técnicas de lavagem de dinheiro.

A utilização da expressão Know Your Business e da sua sigla é recente. A busca por soluções dessa natureza aumentou por causa do surgimento de muitos regulamentos em diferentes partes do mundo que obrigam sua implementação.

Para citar um exemplo, nos últimos anos, a Força-Tarefa de Ação Financeira (FATF, sigla em inglês para Financial Action Task Force) aperfeiçoou suas recomendações de AML (Anti-Money Laundering) para atuar com as empresas. Particularmente, os direcionamentos contribuem para que elas descubram e rastreiem os beneficiários finais de uma organização.

A seguir, explicamos os diversos elementos que se articulam em torno do KYB.

Due diligence

Podemos compreender o due diligence como uma auditoria. Mas o conceito vai além de algo simples: consiste em um processo profundo de estudo e análise de informações e documentos dos diferentes setores de uma empresa.

Esse estudo abrange questões financeiras, trabalhistas, contábeis, previdenciárias, tecnológicas, imobiliárias e jurídicas de cada setor da organização.

Ultimate Beneficial Owner (UBO)

Os registros de Serviços de Beneficiário Final (ou UBO, Ultimate Beneficial Owner) são usados em todo o mundo para definir quem controla legalmente as organizações. Mas vale lembrar que processos de compliance mudam conforme a jurisdição, o que pode dificultar o trabalho para as empresas.

O UBO é toda pessoa que possui, controla ou influencia uma empresa e, assim, recebe os benefícios decorrentes de suas atividades. Do ponto de vista legal, essa pessoa não precisa ser a proprietária. Consequentemente, nem sempre é fácil identificar todos os beneficiários finais, o que facilita o acobertamento de ações ilícitas.

A moderna tecnologia aplicada na descoberta de UBOs ainda se encontra, em grande parte, em processo de desenvolvimento. Mesmo que haja bancos de dados conectando empresas com diretores, executivos e outros CEOs de potenciais organizações parceiras, não há um banco de dados tão robusto entre as empresas e todos os beneficiários finais das outras corporações, considerando que alguns UBOs atuam nos “bastidores”.

De qualquer maneira, em alguns lugares, a checagem KYB já se tornou obrigatória para as entidades relatoras. Esses relatórios são elaborados a partir dos bancos de dados disponíveis.

Rastrear os verdadeiros UBOs por trás de um negócio ainda exige interação próxima com o parceiro comercial. Isso envolve a análise detalhada de documentos (contrato social, entre outros), dos registros bancários e da origem do patrimônio.

As boas plataformas de Conheça seu Negócio permitem que as empresas acessem bancos de dados e criem registros entre a companhia e os UBOs em potencial, apoiando os fluxos de trabalho investigativos e operacionais que se façam necessários para o rastreamento de dados. Assim, as informações acessadas ficam disponíveis para as análises e a confecção de relatórios apropriados para os reguladores e outras partes relevantes.

KYC e KYP

Já que falamos na introdução sobre KYC e KYP, vamos explicar aqui, brevemente, em que eles diferem do KYB.

O KYC (Know Your Customer, Conheça seu Cliente) reúne estratégias para um melhor conhecimento do público consumidor em suas diferentes especificidades. Aqui, vale pontuar que o Conheça Seu Negócio também se preocupa em analisar seu cliente, desde que seja uma pessoa jurídica (não analisa pessoas físicas).

O KYP (Know Your Partner, Conheça Seu Parceiro) reúne estratégias para um melhor conhecimento dos parceiros de negócios em suas diferentes especificidades. Os mesmos podem ser clientes, fornecedores e distribuidores. O Conheça Seu Negócio também se preocupa com essa análise, desde que sejam organizações (não analisa pessoas físicas).

Percebemos, portanto, que dentro do KYP está o KYC. Há ainda outras siglas que devem ser consideradas:

• KYE (Know Your Employee, Conheça Seu Empregado): o funcionário é um cliente interno da empresa. Portanto, o KYE pode ser considerado uma parte do KYC e, consequentemente, do KYP;
• KYS (Know Your Supplier, Conheça Seu Fornecedor): faz parte do KYP;
• KYD (Know Your Distributor, Conheça Seu Distribuidor): faz parte do KYP.

O KYB é, dessa forma, o KYP voltado apenas para pessoas jurídicas. Além de clientes, fornecedores e distribuidores, a empresa pode ter outros parceiros. Sempre que for uma pessoa jurídica, é conveniente investigá-lo pelos procedimentos de Conheça Seu Negócio.

Um exemplo dessa parceria é a união de duas ou mais empresas para lançarem, juntas, uma ação para promover mais vendas; ou mesmo uma campanha de cunho social.

Como o KYB funciona?

Vejamos agora como funciona o KYB. Ele é uma ferramenta para processos de compliance que usa protocolos e determinados procedimentos para realizar cuidadosas análises sobre as condições financeiras e a situação legal de uma organização. Entre outros pontos, o KYB avalia:

• registros da empresa;
• natureza do negócio;
• atualização da licença comercial;
• identidade dos donos, diretores e outros executivos;
• transações e os relatórios suspeitos.

Assim, essa ferramenta consegue fazer a prevenção e a remediação de irregularidades ou condutas duvidosas (e até ilícitas) que gerem riscos para o seu próprio negócio.

Soluções digitais

Quando se aplicam soluções digitais para KYB, é possível diminuir gastos, eliminar aspectos burocráticos e desenvolver métodos mais seguros e confiáveis de controle do que os métodos tradicionais de identificação, como os registros em papel ou anotações em livros.

Verificar a identidade do dono do negócio ou dos acionistas, a documentação e a estrutura da propriedade levaria muito tempo se essas ações fossem realizadas por métodos manuais.

Com a Inteligência Artificial (IA) e o machine learning, por exemplo, fica mais fácil detectar e evitar fraude. Com ferramentas de IA, é possível fazer uma pesquisa mais detalhada sobre as outras organizações, como uma verificação de CNPJ mais completa. Os algoritmos de machine learning detectam facilmente quaisquer tentativas de falsificar documentos de identidade ou mesmo uma estrutura de propriedade.

A automatização do processo de verificação facilita, ainda, o cumprimento das exigências dos regulamentos AML — que dispõe sobre lavagem de dinheiro — e protege os negócios com mais eficiência.

Nos processos automatizados, as empresas conseguem e validam os dados de registro comercial oficial utilizando APIs. O serviço digital KYB, por meio de APIs, pode coletar informações relevantes para o negócio com rapidez. Basta inserir os dados da empresa da qual se deseja informações (nome da empresa, endereço, CNPJ) para que sejam verificados instantaneamente e forneçam um resultado preciso e conclusivo.

Outras soluções de API permitem a verificação de qualquer UBO em somente alguns segundos por meio de ferramentas de autenticação social, verificação de reconhecimento facial e validação do documento de identidade.

Alguns serviços de verificação de geolocalização e de nacionalidade deixam que a empresa determine, para clientes internacionais, qual é o verdadeiro país de origem e se uma companhia específica foi constituída em paraíso fiscal.

O que é PEP?

Você sabe o que é uma Pessoa Exposta Politicamente (PEP) e por que ela pode representar um risco para sua empresa?

De acordo com o COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras), Pessoas Expostas Politicamente são “os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos cinco anos anteriores, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ainda de acordo com o COAF, PEP estrangeira é uma pessoa que assume a função de chefe de estado ou de governo fora do Brasil. Também se refere a pessoas dos escalões superiores: políticos, oficiais generais, ocupantes de cargos governamentais, membros do Poder Judiciário, executivos de empresas públicas e dirigentes de partidos políticos, de direito internacional público e privado.

As novas resoluções do COAF

Recentemente, o Conselho de Controle de Atividades Financeiras divulgou uma nova resolução sobre PEP: Resolução nº 40/2021, que revogou a nº 29/2017, mas aproveitou muito de seu conteúdo. Com essas resoluções, ficou definido que o risco de lavagem de dinheiro seria associado ao tipo de operação e não mais à pessoa.

Nesse novo contexto, presidentes, deputados estaduais e distritais, vereadores e tesoureiros nacionais que atuam em partidos políticos também passaram a integrar o rol de Pessoas Expostas Politicamente.

Impactos para a empresa

Uma transação entre uma PEP e uma organização pode gerar consequências graves e até irreparáveis ao considerar que uma das partes pode estar comprometida com atividades ilegais. Vejamos quatro grandes impactos que um negócio pode ter quando se relaciona com pessoas politicamente expostas:

1. problemas legais;
2. privação de outras oportunidades de parcerias e negócios;
3. redução do faturamento por causa da diminuição na quantidade de negócios e do pagamento de multas pesadas;
4. imagem da empresa manchada.

Principais riscos no envolvimento com PEP

Existem dois riscos relevantes que a companhia corre quando negocia com uma PEP:

1. envolvimento de informações fiscais (por exemplo, a omissão de patrimônio e registros) e eventuais fraudes associadas à tributação;
2. envolvimento de informações financeiras, principalmente por se tratar de um volume considerável de dinheiro de origem duvidosa ou desconhecida.

Principais informações sobre PEP

Como é possível perceber, os procedimentos de KYB são muito importantes para assegurar mais confiabilidade nas transações de sua empresa, evitando que ela se comprometa e sofra os impactos prejudiciais resultantes do relacionamento.

Antes de efetuar qualquer tipo de negócio com uma Pessoa Exposta Politicamente, é importante analisar pontos como:

• informações financeiras e fiscais;
• participações societárias;
• envolvimento em ações corruptas e fraudulentas;
• financiamento ao terrorismo;
• histórico profissional;
• envolvimento com trabalho escravo.

Essas informações ajudarão a embasar a efetivação do negócio. As soluções digitais de Know Your Business contribuem para a análise mais precisa desses e de outros elementos que possam ser relevantes.

Como funciona o KYB na União Europeia?

Vejamos, agora, como funciona o KYB na União Europeia (UE). O requisito KYC/KYB está especificado na 4ª Diretiva AML (4AMLD) da União Europeia (UE). Conforme esse ato legislativo, é importante tomar cuidados para identificar quem é o beneficiário final. A propriedade e a estrutura de controle do cliente também precisam ser compreendidas.

Baseado na 4AMLD, a 5ª Diretiva AML (5AMLD) foi capaz de definir regras ainda mais rígidas a respeito de quem pode ser considerado como proprietário. Também estabeleceu normas sérias sobre a manutenção de registros necessária para que esses indivíduos fiquem sob controle.

Em junho de 2021, ocorreu a 6AMLD. A transição da 5 AMLD para a 6AMLD se destacou principalmente pela ênfase na tecnologia inteligente como auxiliar nos processos de Know Your Business.

É importante lembrar que, na União Europeia, é considerada como proprietária qualquer pessoa que possua 25% das ações ou que detenha controle significativo na empresa, incluindo os acionistas.

Vejamos duas situações para compreender melhor como funciona o KYB na UE.

Atitude do cliente em relação ao fornecedor

Se a fonte for confiável, não há necessidade de a empresa-cliente verificar as informações e os documentos. Assim, caso o fornecedor de produtos/serviços disponha de fontes fidedignas de informações/dados ou então ele mesmo seja uma referência consolidada no mercado, não é necessário aplicar sistemas de Know Your Business para confirmar sua idoneidade.

Claro que existem critérios da UE para definir essas fontes como confiáveis, dispensando assim a necessidade de análises mais detalhadas da parte do cliente.

Atitude do fornecedor em relação ao cliente

Nas empresas, em relação aos seus clientes, costuma-se identificar quem se beneficiará com a transação, sendo tomadas medidas para averiguar a identidade dessa pessoa. Depois, faz-se uma análise da finalidade e da qualidade da relação comercial. Finalmente, as relações comerciais passam por um monitoramento constante.

Qual é o seu objetivo e por que o KYB vem ganhando relevância nos últimos anos?

É importante ter conhecimento sobre a conduta e, mais especificamente, sobre as finanças das organizações com as quais você pretende manter relacionamento.

Da mesma maneira que os seus clientes pessoas físicas, as outras empresas também podem praticar atos ilícitos, o que não é bom para a imagem de sua marca. Isso inclui diferentes ações, como fraude de identidade, financiamento do terrorismo, crimes fiscais, phishing (captação de informações valiosas por meio de mensagens falsas) e lavagem de dinheiro (AML). A não realização de KYB tende a expor a companhia a esses e outros tipos de crimes — então essa ferramenta serve como uma auditoria que seu negócio realiza em suas parceiras.

O Know Your Business é usado para certificar se os CNPJs de sua rede de relacionamentos cumprem todas as normas, os regulamentos e a legislação referentes ao seu ramo de atuação. Ele permite que seja realizada uma análise de risco, para evitar prejuízos financeiros, morais e de imagem.

A prática do phishing

O Combate ao Financiamento do Terrorismo (CFT) e a Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) são ações relativamente simples de entender. O mesmo ocorre na hora de prevenir a fraude de identidade e os crimes fiscais. Por outro lado, o conceito de “phishing” talvez não seja tão compreensível ainda.

Derivado de fishing, que significa pescaria em português, esse golpe surgiu com a Era Digital e consiste em uma fraude de identidade, mas praticada online. É como se o criminoso 'jogasse uma isca na internet', que pode ser um e-mail com link falso, sites fraudulentos e apps fakes destinados especificamente para a captura de dados pessoais de terceiros.

Se a pessoa 'morde a isca', ou seja, se acessa esses links fraudulentos, os criminosos cibernéticos passam a ter acesso, de forma ilícita, a dados pessoais da empresa ou de seus representantes (dados financeiros/bancários, senhas, números de cartões de crédito e outros).

Aqui, é importante ressaltar que, com a evolução tecnológica, as práticas de phishing se tornaram ainda mais avançadas e perigosas, o que ressalta a importância de soluções digitais de KYB para fazer uma investigação detalhada das empresas parceiras no sentido de entender qual é o nível que elas têm de proteção contra hackers, evitando a exposição dos dados relativos ao seu negócio.

Por que aplicar o KYB no seu negócio?

O KYB é considerado um diferencial competitivo importante para todas as empresas, principalmente aquelas que atuam no ramo financeiro (bancos, por exemplo) ou que trabalham com pagamentos e outras transações em dinheiro, como é o caso das PMEs. Para quem lida com finanças, trata-se mesmo de um procedimento obrigatório de compliance.

Vantagens da adoção da prática

Com a digitalização dos processos e o atendimento remoto, as empresas que trabalham com B2B precisaram definir procedimentos de negócios. É necessário reduzir custos e economizar tempo com tarefas administrativas, assim como simplificar atividades complexas. Ao mesmo tempo, é preciso garantir que as relações com os clientes B2B fiquem sob proteção e tenham apoio jurídico, desenvolvendo políticas internas de conformidade mais abrangentes.

Enfim, ao adotar essa valiosa prática de compliance, seu negócio consegue:

• proteção das relações financeiras, assegurando que as outras empresas não sejam organizações de fachada;
• uma boa classificação de parceiros e fornecedores usando métodos que determinam a situação em que eles se encontram, o que reduz riscos nas transações comerciais;
• ampliação da confiança dos investidores, considerando ações que revelam o engajamento com a ética da marca de sua empresa.

Personalização de atendimento B2B

A prática de KYB deve ser uma das etapas de um atendimento personalizado. Isso porque, nas relações B2B, o cliente de sua empresa é outra pessoa jurídica. É importante saber se a organização-cliente procede conforme as regras e atua dentro da legalidade, da mesma maneira que você faz nas relações com seus fornecedores.

Quando seu negócio fornece produtos ou serviços para outros CNPJs, você também corre riscos. Ele pode ser vítima de alguma fraude, ter seus dados capturados por algum ransomware, além de estar exposto a outros perigos. De acordo com uma pesquisa, os comerciantes B2B disseram que 19% de todas as consultas sobre compras online são tentativas de fraude.

Conforme os relatórios de SCAMS da Comissão de Concorrência e Consumidores da Austrália, um total de 91,4 milhões de dólares foi perdido em fraudes em faturas de transações Business to Business na Austrália em 2019.

As técnicas e tecnologias de Know Your Business, em sua análise pela idoneidade do cliente, podem coletar informações sobre o mercado em que a empresa-cliente atua, o que facilita a oferta de soluções mais direcionadas às suas necessidades. Ou seja, o KYB favorece um atendimento mais personalizado.

Além disso, se algum dos beneficiários finais estiver envolvido em alguma prática duvidosa, será possível detectar e até alertar a empresa-cliente, que poderá tomar medidas para se manter limpa e competitiva.

O Conheça Seu Negócio assegura para o fornecedor que ele não está fazendo negócios com organizações comprometedoras e contribui ainda para que a empresa-cliente revele que age dentro da lei, o que é uma forma de se promover. Assim, ambas as partes saem ganhando.

O que achou do conteúdo? O conceito de Know Your Business ainda é novo para você? Seja como for, ele é importante para evitar graves problemas com a lei e para melhorar o potencial competitivo de sua empresa.

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