Como funciona o processo de contratação de maquininhas?

Quando o assunto é contratação de maquininha, o lojista precisa considerar várias coisas, as taxas envolvidas junto à operadora e se ele fará a compra ou aluguel são apenas duas das muitas variáveis a serem observadas.

Além disso, o varejista deseja vender a um número máximo de pessoas e, para isso, procura uma contratação que contemple o máximo possível de bandeiras.

No entanto, um ponto crucial, que muitas vezes é negligenciado pelo comerciante, diz respeito à segurança e prevenção de fraudes. Infelizmente, crimes como clonagem de cartões são comuns no Brasil, e a expansão maciça dos e-commerces estende essa preocupação para o ambiente online.

Continue lendo nosso artigo até o final e entenda melhor como resolver os problemas e desafios decorrentes da contratação de maquininha!

Como funciona o processo de contratação de maquininhas?

Antes de adentrarmos na prevenção a golpes e fraudes, falaremos um pouco sobre o processo de contratação da maquininha.

Uma das decisões do empreendedor é se a maquininha será, entre outras coisas, comprada ou alugada, contactless ou não, dependendo principalmente do porte do negócio. A escolha certa fará o lojista lucrar mais e projetar a expansão do seu estabelecimento, independentemente do segmento onde atua.

Além disso, ele precisa saber quais bandeiras a maquininha suporta. Caso queira trabalhar apenas com a Visa, por exemplo, uma boa opção é contratar a maquininha que roda em cima de uma estrutura do tipo POS.

Por outro lado, se ele deseja expandir o número de bandeiras, pode ser mais interessante contratar um dispositivo com tecnologia TEF.

O processo da contratação em si pode ser feito de mais de uma forma. Uma delas é o lojista solicitar online junto à operadora. Também é possível pedir a maquininha pelo banco ou, ainda, ter um auxílio de um representante gabaritado, que faça a intermediação do processo.

Dito isso, vamos explicar melhor sobre as tecnologias POS e TEF, apontando suas particularidades e o quanto ajudam a prevenir fraudes na maquininha!

POS

Em termos de custos, essa opção costuma ser mais barata. No entanto, justamente por esse motivo, a parte de segurança relacionada com essa infraestrutura não é das mais robustas, exigindo cuidados redobrados do lojista. Uma das principais características, que é também um benefício do POS, é a sua mobilidade.

Durante os períodos mais rígidos de isolamento social, por exemplo, os estabelecimentos que trabalham com delivery foram bastante beneficiados. Isso porque a maquininha POS pode sair do balcão e ser levada pelo entregador até a casa do cliente para fazer o pagamento no cartão. Por ser barata, o lojista também pode optar pela compra de mais maquininhas, visando a aumentar as suas receitas.

A estrutura que sustenta uma operação no POS geralmente é mais enxuta. Um ponto problemático é a dificuldade em fazer a conferência diária das vendas do estabelecimento. Sua infraestrutura desprovida de integração com softwares de gestão, por exemplo, não permite a chamada conciliação de vendas.

Esse mecanismo é indispensável na identificação rápida de possíveis golpes sofridos por comerciantes. Nesse sentido, a gestão financeira torna-se mais complexa, podendo tomar muito tempo do empreendedor, além de abrir algumas brechas relacionadas à segurança das transações.

TEF

As características do TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) são quase que opostas ao POS. Sua infraestrutura um pouco mais complexa oferece um nível maior de prevenção a fraudes em estabelecimentos.

Fisicamente falando, o TEF não tem a mesma mobilidade do POS, ficando fixo no balcão e sempre sob a visão de quem atende os clientes.

Quando a maquininha é do tipo TEF, entra em ação um dispositivo muito importante chamado Pinpad. Ele é usado na validação de pagamentos por cartão de crédito ou débito, o que exige um número de identificação.

Sempre que o cliente faz o pagamento, os seus dados são mostrados na tela do computador do atendente. Por exigir um software de automação comercial e uma impressora fiscal, a gestão financeira da maquininha TEF tende a ser mais eficiente.

Quais as fraudes na hora de contratar maquininhas?

Fraudes podem acontecer basicamente de duas formas: no ato da contratação ou depois, em decorrência desta. Como veremos no subtópico seguinte, existe a possibilidade de o lojista ser lesado, ainda que ele use um TEF, que em tese é mais seguro que o POS.

A própria adquirente (ou o seu representante comercial) também pode incorrer em atos ilícitos e prejudicar os lojistas. Por fim, é crucial estar atento ao CNPJ laranja, por meio de uma solução efetiva de conferência de todas as pessoas jurídicas envolvidas no processo.

Número lógico

Essa é uma fraude mais relacionada com quem opera um TEF do que com a infraestrutura. A finalidade de um número lógico é fazer a identificação do estabelecimento, de modo que seja praticamente impossível alterá-lo.

No entanto, a instalação do TEF pode abrir brechas de segurança e favorecer fraudes e golpes contra comerciantes. Se alguém mal-intencionado de dentro do estabelecimento tiver acesso a esse sistema, pode acontecer de o dinheiro da venda ser remanejado a outras pessoas.

Adquirente

Muitas vezes, o varejista não tem a devida preocupação em firmar um contrato formal com a adquirente. Além de um controle menos efetivo das taxas cobradas ela, por exemplo, o comerciante passa a ficar mais vulnerável a fraudes.

Algumas taxas que podem ser cobradas indevidamente por falta de um contrato formal são:

• POS inativo;
• parcelamentos indevidos;
• aluguel da maquininha;
• conectividade.

Existe ainda uma fraude envolvendo a adquirente que consiste no não repasse do valor da venda para a conta do comerciante. Nesse caso, o dinheiro acaba retido pelo banco, caracterizando uma tentativa de induzir o lojista a tomar crédito.

CNPJ laranja

Nem todo CNPJ existente pertence a uma empresa idônea. Uma das formas mais efetivas de fazer essa verificação é acessar o site da Receita Federal e saber como está a situação dessa pessoa jurídica.

No entanto, você há de concordar que não dá para fazer isso de forma avulsa, não é mesmo? Isso significa que é preciso integrar sistemas, de modo que o processo seja mais rápido do que qualquer tentativa de golpe ou fraude em curso. Lojistas devem ter em mente que certos CNPJs são abertos somente para aplicar golpes em empresas.

Você também há de concordar que é preferível evitar o CNPJ laranja no início, do que quando ele já está em operação. Portanto, ao fazer consultas na base de dados da Receita, é fundamental verificar também as seguintes informações:

• inadimplência;
• histórico do CNPJ cadastrado, visando a identificar anormalidades no cadastro junto à Receita;
• situação do CNPJ perante sua relação com possíveis sócios.

Quais os problemas e desafios na contratação de maquininhas?

Mesmo que a contratação da maquininha tenha ocorrido junto a um CNPJ válido, vários outros riscos precisam ser gerenciados. Um deles diz respeito ao próprio descuido do funcionário do estabelecimento, que pode, por exemplo, não perceber que um golpista fez a troca da maquininha, remanejando todo o dinheiro das vendas para outra conta.

Isso implica, portanto, a necessidade de treinamento da equipe. Na prática, além de sempre estar atento a movimentações suspeitas de "clientes", os funcionários devem usar os softwares de gestão do estabelecimento para verificar todas as transações e identificar possíveis irregularidades.

A ideia é mostrar que um dos principais desafios dos lojistas são os custos. A prevenção de fraude ainda é vista por muitos como um gasto desnecessário, mas essa visão certamente não está considerando o médio e longo prazos.

Em outras palavras, sai muito mais barato investir em segurança agora do que arcar com os prejuízos que podem ser altos depois. Outro desafio do lado dos lojistas é o entendimento aprofundado sobre qual solução melhor atende às suas necessidades.

Muitas vezes, a falta de tempo e a pressa em implementar algo que traga mais vendas impedem a escolha acertada entre um POS e um TEF, por exemplo.

Antecipação de recebíveis e análises manuais

Basicamente, a antecipação de recebíveis ocorre quando o lojista deseja contar com o dinheiro de uma venda parcelada de forma antecipada. Esse é um meio interessante de minimizar prejuízos decorrentes de fraudes, mas o comerciante deve estar atento às taxas envolvidas.

Isso porque, em alguns cenários, a adquirente cobra um valor muito maior na antecipação de recebíveis do que se o lojista preferisse receber o seu pagamento de forma parcelada.

Assim como a contratação de um sistema antifraude, o investimento em gestão automatizada também é visto como um gasto por muitos lojistas. Por consequência, a verificação de todas as transações na maquininha é feita mensalmente, em vez de todo dia.

Essa janela de tempo é mais que suficiente para um percentual das vendas ter ocorrido de forma fraudulenta. A demora do lojista em identificar as irregularidades fará perder muito mais dinheiro do que se contratasse um software automatizado de gestão financeira.

Como resolver esses problemas e desafios?

Podemos resumir a resolução de praticamente todos os problemas e desafios da contratação de maquininha em uma única palavra: tecnologia. Em um cenário de alta expressiva em vendas online, fica impossível gerenciar as operações e identificar fraudes manualmente.

Destrinchando a tecnologia, ela proporciona aos lojistas a condição de automatizar e agilizar processos, coibindo sensivelmente o risco de fraudes. Na prática, ter um software de conciliação bancária é um investimento considerado indispensável.

Isso porque tal ferramenta, além de mostrar as taxas envolvidas em cada operação, permite conferir diariamente todo o fluxo de dinheiro para a conta do lojista. Dessa forma, fica muito mais fácil saber se houve irregularidades ou não.

A tecnologia tende a ser mais efetiva quando se tem pessoas confiáveis e processos bem definidos. Com esse trio bem estabelecido, é possível tornar mais ágil o onboarding na contratação de maquininha, em virtude não só da automatização de rotinas, mas também da integração.

Lembra-se de quando falamos que é impossível verificar de forma avulsa o CNPJ no site da Receita? Pois bem, uma vez que essa conferência ocorre de maneira integrada, quaisquer irregularidades no registro podem ser identificadas com antecedência, evitando que o fraudador obtenha sucesso.

Como a solução Business Trust da ClearSale pode ajudar?

De fato, automação e integração são fundamentais na prevenção de fraudes na contratação de maquininhas. E se somarmos inteligência a isso? A solução Business Trust da ClearSale usa a IA em suas análises de fraude, proporcionando segurança adicional aos clientes na hora de vender pelo cartão.

Validação cadastral

Com essa funcionalidade, o lojista consegue validar diretamente junto à Receita a situação do CNPJ. É extremamente importante contar com esse recurso, visto que ajuda o empreendedor a ter sempre os dados corretos e atualizados das pessoas jurídicas com quem está negociando.

Análise de risco

Nossa empresa analisa manualmente alguns casos isolados para que o lojista tenha informações mais precisas sobre indícios de fraude. Nesse sentido, oferecemos o score de risco e grupo de risco para análise.

Background Check

O Background Check, com o módulo de Know Your Customer (KYC), permite mostrar ao lojista irregularidades de ordem jurídica, comercial, financeira e criminal. Essa funcionalidade, portanto, é crucial em termos de compliance, dada a necessidade de estabelecimentos e empresas em geral seguirem as regulamentações e legislações específicas do seu setor de atuação.

As principais consultas que podem ser feitas no Background Check são:

• processos judiciais e administrativos;
• protestos em cartório;
• sanções e listas internacionais;
• certidão PGFN;
• antecedentes e status do CPF dos relacionados;
• PEP.

Uma de nossas principais características é a personalização de serviços aos clientes. Ajudamos também por meio de consultoria e classificação em relação ao risco de fraude.

Em outras palavras, fazemos análises com base em regras específicas, com o objetivo de atribuir um score. Para isso, usamos uma escala que vai de 0 a 99, de modo que, quanto maior for esse número, maior o risco de fraude.

É fundamental evitar fraudes na contratação de maquininhas. O lojista deve estar ciente da necessidade de acompanhar diariamente as suas transações com o auxílio de ferramentas como um software de conciliação bancária. Portanto, ter uma solução antifraude é um investimento que fará o dono do estabelecimento evitar muitas dores de cabeça e prejuízos no futuro.

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